Gestão arquivística de documentos digitais na Câmara dos Deputados: o modelo CD-GAD

Resumo

Introdução: Com mais de 200 anos de história e centenas de documentos criados diariamente, garantir a integridade e a acessibilidade desse acervo representa o desafio da arquivística atual. Para superar esse desafio, é essencial adotar um modelo inovador e eficiente que não apenas suporte o volume atual e diversidade de documentos digitais, mas que também antecipe as necessidades futuras. Nesse contexto apresentamos uma solução completa e integrada para a gestão documental, alinhada aos mais altos padrões e práticas arquivísticas. Objetivo: Este trabalho demonstra a importância da gestão arquivística na identificação, tratamento e difusão dos documentos digitais para preservação, difusão e arquivamento de longo prazo. Metodologia: Para garantir a gestão e preservação eficaz dos documentos digitais, adotamos integralmente os sete passos do Modelo Câmara dos Deputados de Gestão Arquivística Digital (Modelo CD-GAD). Esse sistema de trabalho é um "modelo estratégico, de referência nacional, que consolida as melhores práticas de gestão arquivística digital para preservação de longo prazo". Os sete passos do Modelo CD-GAD foram aplicados de forma rigorosa, desde a produção dos documentos até o seu arquivamento seguro no Repositório de Preservação Digital da Câmara dos Deputados (RPD-CD). Cada etapa foi documentada para registrar a custódia e garantir a rastreabilidade e conformidade com as normas e legislações aplicáveis. Resultados: No segundo semestre de 2024 um total de 30.720 documentos foi gerido e preparado para preservação gerando 1.816 pastas AIP que foram devidamente arquivadas de forma segura no RPD-CD. Conclusão: Foi comprovada a viabilidade da adoção integral do conceitual e práticas arquivísticas na gestão de documentos digitais. Ao conhecer, estudar e adotar esta solução as instituições podem transformar o modo como gerenciam seus recursos documentais, obtendo resultados concretos e seguros ao navegar no complexo cenário da administração de documentos digitais.